คุณเคยเบื่อการต้องกรอกข้อมูลบางอย่างซ้ำๆ กันมั้ยครับ? แล้วเคยสงสัยหรือเปล่า ว่าข้อมูลเยอะแยะในแบบสอบถามบางอย่างนี่ เขาจะเอาไปทำอะไรกันนะ ถ้าคุณเคยมีอาการอย่างข้างต้น ลองนึกภาพถึงเจ้าหน้าที่ที่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำๆ กันอยู่ทุกวัน วันละเป็นสิบเป็นร้อยรอบ โดยที่กระบวนการเก็บข้อมูลนั้นอาจทำให้การทำงานหลักต้องช้าลง และที่ร้ายที่สุดก็คือ ข้อมูลที่เก็บไป ไม่ได้ถูกนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์อันใดเลย หลายปีก่อน ผมกับเพื่อนเคยวิเคราะห์สาเหตุที่อัตราการนำอุปกรณ์มือถือไปใช้ในงานขายในฟิลิปปินส์ ไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร พนักงานขายจำนวนมากเลิกใช้เครื่อง หันกลับไปจดออเดอร์ด้วยกระดาษเหมือนเดิม เราพบกันว่า กระบวนการเก็บข้อมูลก่อนการขาย ยุ่งยาก และเยอะ จนกระทั่งทำให้ขั้นตอนการขายทั้งหมดช้าลง พนักงานขายใช้เวลากับลูกค้าแต่ละรายมากขึ้น เจาะลึกลงไป เราพบกันว่า ข้อมูลที่ต้องกรอกก่อนการขายนั้น กว่าครึ่งต้องการเอาไปใช้ในการออกรายงานหรือทำการวิเคราะห์อย่างใดอย่างหนึ่ง แต่สุดท้าย ก็แค่เก็บเอาไว้เฉยๆ นั่นคือตัวอย่างหนึ่งของกระบวนการเก็บข้อมูล ที่เข้าไปขัดขวางขั้นตอนการทำงานหลักเกินความจำเป็น สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ ที่ต้องเป็นคนสร้างข้อมูล เกิดความรู้สึกว่า การป้อนข้อมูล เข้าไปรบกวนการทำงานหลักของพวกเขา ขั้นต่ำก็คือ คุณจะได้แต่ข้อมูลขยะที่ใช้อะไรไม่ได้ พวกเขาจะข้ามฟิลด์ต่างๆ…